浜松の税理士太田彰「経営徒然草」

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返信するのを忘れたまま日数が経過した場合でも、

気付いた時点ですぐにメールを返しましょう。

きちんと相手に詫びて誠意ある対応を示すことが大切です。

そこで今回は、具体的な２つのポイントをご紹介します。



＜マイナス印象の表現はＮＧ＞

返信が遅れた際、「忘れていました」

「メールを見落としていました」といった

マイナスの印象を与える表現は避けましょう。

相手は「自分はその程度にしか
扱われていなかったのか」と

返信を忘れていたあなたにがっかりすることはあっても、

好意的に受け止めることはありません。

「うっかり」「すっかり」「つい」などの

表現にも注意しましょう。

その気はないにしても相手を

軽んじている印象を与えてしまいます。



＜好印象を与えるお詫び表現とは＞

同じ意味でも相手にマイナスの印象を与えない表現を

いくつか押さえておきましょう。

「忘れていました」に替わる表現が

「失念していました」。

口語調の「忘れていました」より

硬い表現ですが丁寧な印象を与えます。

「失念していました」以外には、

タイミングを逃した意を伝える

「～しそびれる」もあります。

例えば「○月○日にメールを

いただいておりましたのに、

返信しそびれてしまい

失礼いたしました」のように使います。

「うっかり忘れていた」は「不手際で」と

いう表現に置き換えます。

「不手際で返信が遅れ、

ご迷惑をおかけいたしました」のように使います。

「忘れる」「うっかり」といったうかつな

印象を与える表現は控え、

まずはきちんと対処する姿勢を言葉で伝えたいですね。

ポイントは、返信が遅れた事実を認めたうえで

丁重にお詫びの気持ちを伝え、

「すぐに対処する」姿勢を示すことです。

返答の遅れを挽回するためにも、

「至急、対処いたします」という

一文を添えて今後の対応を示します。

こちらの動きは相手に見えません。

だからこそ、誠意ある言葉で

「迅速に対処している」姿勢を伝えましょう。



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「早いもん勝ち」より「続けたもん勝ち」
Written by Akira Ota -Tax Accountant